Современные закупки все чаще приобретают форму электронных торгов, что навязывает участникам необходимость детально прорабатывать заказ для подготовки документации и снижения последующих рисков при поставке, все это вызывает необходимость обрабатывать большой объем информации.
Подготовка документов для участия в тендерах
Если у вас много поставщиков товаров и услуг, часто повторяющиеся заказы — мы составили для вас пять простых советов, соблюдение которых поможет существенно упростить участие в тендерных торгах.
Основы для участия в тендерной процедуре
- Для работы с тендерами нужны надежные поставщики и налаженные партнерские отношения.
- Информацию о своих проверенных поставщиках нужно структурировано хранить и использовать.
- Всю историю и опыт работы с поставщиками нужно хранить и использовать для:
- Построения и углубления доверительных отношений;
- Упрощения повторных закупок;
- Учета ошибок и работы над ними.
- Алгоритм участия в тендерной процедуре можно упростить. Часто повторяемые рутинные операции должны быть автоматизированы, например, отправка запросов, обработка ответов, работа с прайсами поставщика каждый раз занимают время специалиста, в среднем у одного специалиста на это уходит около 20 часов ежемесячно.
- Для роста организации и увеличения производительности оборота количества заключенных договоров нужны инструменты для грамотного хранения, обработки и использования информации, иначе вас неминуемо ожидают многократные ошибки и некачественная работа.
Важно знать: Список государственных электронных тендерных площадок.
Если вы ранее не пытались автоматизировать работу с поставщиками, можете начать с простых таблиц в Excel. В случае, когда вам нужна автоматизация закупок и не хватает возможностей Excel, советуем изучить возможности облачной SRM-системы MERTAGO, работа в которой не сильно отличается от привычных таблиц, но при этом есть возможность систематизировать и хранить информацию по всем заказам, поставщикам, контактным данным и каталогам, а также осуществлять повторные закупки. Важным плюсом этой Системы является отсутствие необходимости разработки и внедрения.
Для более глобальной автоматизации работы нескольких отделов многие компании используют ERP-системы от немецкой компании SAP, несмотря на высокую стоимость разработки и внедрения данного продукта.