Достаточно большое число Интернет-ресурсов предлагают сегодня готовые базы поставщиков. Этот хорошее подспорье и полезная информация для тех, кто занимается коммерческими закупками и решает задачи снабжения собственного производства.
Формат стандартного рекламного объявления.
После приобретения такой базы данных встает вопрос, а что дальше с этим делать и какую максимальную пользу из всего этого извлечь? Опишем стандартный план действий.
Внесение БД поставщиков
Полученную базу поставщиков надо либо внести в вашу учетную систему, если такая имеется, либо привести к формату, который вы обычно уже используете, применяя таблицы Excel.
Систематизация данных поставщиков по номенклатуре
При обработке данных особое внимание надо уделить сегментации поставщиков по видам поставляемой продукции. Это вам поможет оперативно подбирать поставщиков по каждой позиции обрабатываемых заявок.
Прайс-листы поставщиков
Большинство существующих баз данных поставщиков предоставляют исключительно юридическую и контактную информацию о предприятии. Есть и приятные исключения, например, ресурс ОПТОМ365 - https://www.optom365.ru/, где можно скачать и прайс-листы. Хотя, что делать с прайс-листами поставщиков? Некоторые CRM-системы, заточенные на продажи, могут сохранять только ваш прайс-лист, а вот номенклатуру поставщиков - однозначно нет. Хранить и как-то обрабатывать, классифицировать и обновлять прайс-листы поставщиков у себя в Excel - трудоемко и неэффективно, это не повысит вашу скорость подбора поставщиков по заказанной позиции. Обычное решение - распечатать прайсы основных поставщиков и по ним оперативно “глазками” искать нужную позицию.
Вот такая автоматизация процесса - использование “человеческого интеллекта” вместо “искусственного”.
Поиск поставщиков по позициям заказа
Если вы сформировали свою базу поставщиков в электронном виде с использованием какой-то учетной системы или даже просто в Excel, да к тому же, поставщики классифицированы по видам поставляемого оборудования и материалов, - ваша скорость подбора потенциальных поставщиков по позициям заказа вырастает на 20-50%.
Отправка запросов поставщикам
Вроде понятный и несложный процесс, но не все так просто.
Вариант 1. Номенклатура заявки 5-10 позиций и относится к 1-2 группам товаров. Тогда можно всем потенциальным поставщикам составить одно письмо со всем перечнем и сделать единую рассылку, указав в почтовом браузере “Адрес получателя” сразу все электронные адреса. Вроде удобно, но получатель видит, что это массовая рассылка, а из всего перечня запрашиваемой номенклатуры только несколько позиций имеют отношение к нему. Неприятно. В результате, вероятность ответа не более 5%.
Вариант 2. Номенклатура заявки 20-50-100 позиций, число товарных групп от 3 до 10. В такой ситуации, каждому поставщику желательно писать индивидуальное письмо с указанием номенклатуры непосредственно этой компании. А это уже время от 5 до 10 минут на каждый адрес и большая вероятность чисто технической ошибки в написании письма и указании номенклатуры именно по специализации выбранного поставщика. Вероятность получения ответов, процентов 20. Чтобы повысить этот показатель, закупщику надо сделать обзвон поставщиков. Да, сегодня менеджеры по продажам не так активно реагируют на поступающие заявки, как хотят и думают владельцы этих бизнесов... Так что - звоните!
Обработка ответов поставщиков
Лучше заранее приготовить в Excel матрицу и заполнять ее по мере поступления коммерческих предложений от поставщиков.
Стандартный вид матрицы, как рабочий инструмент снабженца.
Такой формат уже удобно использовать для выбора сценария закупки. Часто, по поставщикам еще проставляют условия оплаты и сроки отгрузки.
Когда число поставщиков более 10, а номенклатура закупки выше 30-50 позиций, работать становится сложнее, но все равно, лучшего инструмента пока не изобрели.
Так что-же дает вам купленная база данных поставщиков?
- Это повод начать формировать в электронном виде свою единую базу поставщиков.
- Возникает задача внести информацию о своих поставщиках, с которыми вы уже работаете и вместе провели уже множество сделок. А это уже систематизация и сохранение накопленного годами опыта.
- Получаете список альтернативных поставщиков и их контакты.
- Снижаете стоимость закупок за счет наличия конкурентных предложений от новых поставщиков.
О снижении цены закупки.
Не обязательно производить закупку у нового поставщика, потому что его цена оказалась самой низкой. Для вас, это информация, опираясь на которую вы можете провести переговоры с вашими уже проверенными поставщиками и получить дополнительный бонус. В результате, вы продолжаете работать со старым поставщиком, но на новых условиях.
Или наоборот, у вас есть возможность понять, что поставщик конечно старый и проверенный, но есть более гибкие новые, которые вас устраивают больше. “Старичку” надо в этой ситуации просто подвинуться...
Просто привычка или объективность?
С пользой расширения базы потенциальных поставщиков вроде разобрались. Но вот привычку работать с уже сформированным пулом поставщиков никто не отменял. И тут даже дело не только в привычке. Чем больше список поставщиков, возможности которых надо учитывать при организации закупок, тем больше работы у специалистов. Работа это ручная, требующая педантичности, точности и опыта. С ростом бизнеса, дополнительных специалистов, тем более с опытом проведения закупок, аналогичных для вашего бизнеса, надо найти или вырастить у себя. А это время, деньги и риски.
Наступило время использовать IT-технологии, автоматизировать работу не только бухгалтерии и отдела продаж, но и снабдить современными инструментами (не Excel) специалистов по закупкам.
Это тема уже другой статьи. Читайте - “Мы ЗАРАБАТЫВАЕМ, когда ПОКУПАЕМ!”
Руководитель проекта Mertago, Владислав Сокольников