Запрос конкурентных предложений.
Автоматизация b2b закупок от “MERTAGO”
Каждый уважающий себя специалист по закупкам для принятия решения о том, с кем и на каких условиях совершать сделку, проводит мониторинг цен, формирует список альтернативных поставщиков и выбирает оптимальный сценарий закупки.
Чем больше позиций в обрабатываемой заявке, тем, как правило, больше и работы.
Даже в ситуации, когда производится повторная закупка, алгоритм не меняется, мониторинг рынка и наличие альтернативных предложений никто не отменял.
Если взять один из эпизодов работы отдела закупок – запрос конкурентных цен, все равно надо рассматривать комплекс действий специалиста:
- поиск и выбор потенциально интересных поставщиков по каждой позиции заказа;
- поиск реквизитов связи выбранных поставщиков (тлф., эл.почта);
- отправка запросов конкурентных предложений;
- получение и обработка предложений;
- подготовка итоговых данных;
- выбор оптимального сценария закупки;
- закупка у поставщика и поставка товаров…
Пока остановимся на этом… и пойдем по порядку.
Первое.
По каждой позиции надо найти поставщиков и их реквизиты связи. В каком формате обычно хранятся данные о поставщиках?
- в лотке на рабочем месте сотрудника - пачка прайс-листов 20-50 поставщиков;
- в личном блокноте сотрудника - все пароли и явки 10-20 постоянных поставщиков;
- в таблице EXCEL в различных вариантах, все зависит от уровня фанатизма сотрудника к EXCEL;
- в облаке, - общая таблица типа ГуглТаблицы;
- в программах бухгалтерского учета, - 1С, Парус, Мое дело, Эльба и пр.;
- в различных CRM системах, заточенных на продажи;
- и конечно же, наш добрый Яндекс и Гугл.
Второе.
Исходя из того, где и как в отделе закупок хранятся данные, существует несколько видов отправки запросов:
- одно общее письмо на электронные адреса всех поставщиков;
- персональное письмо каждому поставщику, отправка и формирование вручную или автоматически;
- телефонный звонок, - как это ни странно, еще достаточно распространённый инструмент.
При отправке возникает еще одна задача, - каждому адресату отправлять запрос только по выбранным позициям, исключая отправку запроса со всем перечнем номенклатуры. Эта выборка требует времени и организации полностью персональной рассылки.
Без помощи инопланетян нам тут, видимо, никак…
Третье.
Ответы поставщиков приходят в различных форматах:
- просто текстом, типа «поз.13- 14.500; поз.16 – 2.850. Это без НДС и по 100% предоплате»
- таблицей любого формата
- Excel таблицей
- pdf – счет на оплату
- телефонограмма, типа… «Василич, можем только трансформатор, цена 68.500, будешь брать, счет выписывать? Или как обычно?»
- и другие экзотические версии.
Все это надо как-то свести в единый формат, сравнить, выбрать, показать директору и т.п. Время, время и еще раз – время…
Знакомая картина?
А теперь о хорошем.
Есть готовое и доступное решение!
Весь список действий, связанный с получением конкурентных предложений и выбором оптимального пула поставщиков под конкретную закупку (тендер, заявка заказчика или закупка для собственных нужд) можно проводить быстрее и с высокой результативностью. Для этого достаточно зарегистрироваться и начать пользоваться сервисом от Системы Mertago (www.mertago.ru).
Специалист по закупкам получает возможность формировать и использовать в дальнейшем собственную базу поставщиков, не обращаясь к менеджерам по продажам с их CRM системами, не зависеть от бухгалтерии и 1С.
Система в автоматическом режиме подберет пул поставщиков под каждую позицию в заявке и отправит потенциальным поставщикам запрос конкурентных цен только по его ассортименту. Пользователь имеет возможность этот ассортимент расширить или отправить в запросе всю номенклатуру.
Обработка ответов и формирование сводной матрицы поставщиков производятся Системой автоматически в режиме реального времени, по мере поступления ответов от контрагентов. Результат – готовый бюджет закупки и сценарий его реализации.
Система «MERTAGO» экономит время сотрудника, беря все стандартные рутинные задачи на себя. За специалистом – анализ и принятие решений. По статистике пользователей Системы, скорость обработки заказов увеличивается в 2-4 раза.
Мы, разработчики Системы «MERTAGO», продолжаем развивать ее функционал и корректировать с учетом обратной связи от пользователей. Совместная работа позволяет создавать правильный и нужный для специалистов по закупкам инструмент.
Результат применения Системы «MERTAGO» при формирование оптимального пула поставщиков.
Специалист по продажам получает неприлично высокую скорость реакции от службы закупок на полученную заявку или лот по тендеру. Результат - расчет предварительного бюджета закупки со списком поставщиков, сроками и условиями поставки. Бонусом менеджеру по продажам от Системы – возможность выставить коммерческое предложение заказчику прямо из Системы на основе выбранного специалистами по закупкам сценария закупки.
Специалист по закупкам и тендерным поставкам – конечно, можно продолжать как обычно. Но с Системой это быстрее, без риска технических ошибок, суеты и работы «за двоих-троих и т.д.». Да, и часть работы специалиста выполняется ручками заинтересованного в сделке поставщика, - а это так приятно!
Время на обработку заказов сокращается на 50-80%, - это уже статистика от пользователей.
Компания в результате автоматизации закупок получает возможность:
- увеличить в 2-4 раза число обрабатываемых лотов, если она участвует в тендерных поставках;
- на 30-40% сократить время на подготовку коммерческого предложения заказчику, если компания – поставщик оборудования и материалов на рынке B2B;
- на 5-8% снизить бюджет закупок за счет наличия альтернативных предложений поставщиков.