Торговая компания работающая на рынке B2B в сфере комплексного снабжения промышленными товарами. Бизнес-модель строится на оперативной обработке клиентских запросов и формировании конкурентных коммерческих предложений. Ключевая особенность работы - необходимость тесной связки отдела продаж и отдела закупок для быстрого расчета цен, подбора поставщиков и контроля сроков поставки товаров под конкретные сделки.
Проблема: потеря заказов из-за разрыва между продажами и закупками
Компания столкнулась с системной проблемой во взаимодействии отделов. Заявки от клиентов терялись или обрабатывались с опозданием, так как отдел закупок не успевал оперативно подбирать поставщиков и рассчитывать себестоимость. Из-за дефицита времени специалисты не могли качественно проработать цены, что делало предложения неконкурентными. Не автоматизированная передача данных между отделами приводила к тому, что потенциальные сделки срывались еще до этапа согласования, а клиенты уходили к более быстрым конкурентам.
Задачи, которые требовалось решить:
-
Систематизировать передачу заявок из CRM в отдел закупок.
-
Ускорить подбор поставщиков и расчет закупочных цен для формирования КП клиенту.
-
Наладить прозрачный процесс обсуждения и согласования товаров и условий.
-
Обеспечить отдел продаж актуальной информацией о статусе закупки и датах отгрузки в реальном времени.
-
Сократить цикл обработки заявки для повышения конверсии в сделку.
Решение:
Для устранения разрывов в коммуникации была внедрена система Mertago с настройкой двусторонней интеграции с CRM-системой компании через сервис Albato. В соответствии с рекомендациями по внедрению, работа строилась на следующих этапах:
- Настройка автоматической передачи заявок. Создан сценарий интеграции, при котором сделка на определенной стадии воронки продаж автоматически создает заказ в Mertago.
- Автоматизация подбора поставщиков и расчета цен. Настроен классификатор номенклатуры и база поставщиков. Система автоматически подбирает контрагентов по товарным группам. Готовое предложение передается обратно в CRM для менеджера по продажам.
- Синхронизация статусов и обратной связи. Настроено автоматическое обновление статуса сделки в CRM при изменении этапов заказа в Mertago (готовность к отгрузке, поступление). Отдел продаж видит фактические даты и статусы без дополнительных запросов к закупщикам.
- Обучение и тестирование связки. Сотрудники прошли обучение по видеокурсу и инструкциям. Интеграция была протестирована на реальных заявках для проверки корректности передачи данных и триггеров смены статусов.
- Настройка прав доступа. Для сотрудников отдела продаж настроены права в Mertago на просмотр статусов и внесение отметок о согласовании позиций, что обеспечило прозрачность процесса и сократило ошибки при закупках.
Результаты внедрения
Автоматизация взаимодействия отделов принесла компании измеримые результаты:
- Рост объема продаж на 26%. Достигнут за счет увеличения количества обработанных заявок и повышения конкурентоспособности предложений благодаря быстрой и детальной проработке цен.
- Сокращение времени обработки заявок на 41%. Автоматический подбор поставщиков и формирование запросов освободили время специалистов для качественной работы со сложными позициями.
- Снижение затрат на закупки до 16%. Стало возможным благодаря системному мониторингу цен поставщиков и возможности быстро сравнивать предложения в едином конкурентном листе.
- Повышение качества обслуживания клиентов. Отдел продаж получил возможность оперативно информировать покупателей о статусе заказа и сроках поставки, что повысило уровень сервиса и лояльность после оплаты.
- Прозрачность процессов. Исключены потери заявок и информационный вакуум между отделами; история всех взаимодействий и изменений фиксируется в CRM и Mertago.
Резюме:
Внедрение Mertago в связке с CRM позволило торговой компании улучшить взаимодействие ключевых отделов. Автоматизация рутины и синхронизация данных сократили операционные издержки и напрямую повлияли на выручку, позволив обрабатывать больше заявок с более детальной проработкой поставщиков. Система стала связующим звеном для продаж и закупок, в передаче и хранении информации. обеспечив масштабируемость бизнеса.