Компания, работающая в сфере B2B-торговли и снабжения. Из-за ограниченного штата отдел закупок ежедневно обрабатывает большой поток “срочных” и “важных” запросов от отдела продаж и внутренних подразделений (проектный отдел, производственный отдел). В условиях нехватки ресурсов критически важно вести строгий учет каждой заявки, контролировать сроки и объективно оценивать нагрузку на сотрудников для правильного расчета KPI.
Проблема: перегруз отдела закупок и потеря заявок
Отдел закупок работает в режиме постоянного «тушения пожаров». Из-за лавины срочных заявок специалисты не успевают качественно прорабатывать поставщиков, а некоторые запросы и вовсе теряются в почте или мессенджерах. Это приводит к срыву сроков, недовольству и регулярным конфликтам между отделами. Руководитель при этом не может точно отследить и рассчитать нагрузку для оценки сотрудников.
Задачи по оптимизации работы закупщиков:
- Создать единый прозрачный реестр всех заявок, чтобы исключить их потерю.
- Внедрить систему приоритетов и контроля крайних сроков выполнения.
- Настроить сбор статистики для объективной оценки производительности, планирования нагрузки и расчета KPI.
- Наладить прозрачное взаимодействие с внутренними заказчиками, избавив закупщиков от лишних отвлекающих вопросов.
Решение Mertago
Для наведения порядка в процессах была внедрена система Mertago.
- Были внедрены системные стадии для обработки заказов («Черновик», «В работе», «Согласование», «Закупка»). Дополнительно настроены пользовательские статусы для визуального выделения срочных и приоритетных заявок.
- Контроль сроков и делегирование. На этапе создания заказа установлено обязательное указание крайних сроков. Для контроля критичных задач используется функционал «Связанные задачи» с автоматическими напоминаниями.
- Подключение отчетов для расчета KPI. Настроен блок мониторинга, Руководитель использует системные отчеты, чтобы видеть статистику по результатам работы сотрудников - количество отправленных запросов, обработанных КП и среднее время работы над заявкой.
- Разграничение прав доступа. Для внутренних заказчиков настроены ограниченные права доступа. Теперь они могут самостоятельно отслеживать статус и этап закупки в системе, не отвлекая закупщиков звонками и сообщениями.
Результаты внедрения системы
-
100% учет заявок. Исключена потеря запросов: каждая заявка фиксируется в системе и проходит через заданные этапы.
-
Объективная статистика и расчет KPI. Руководство получило количественные данные о нагрузке каждого специалиста (количество запросов, обработанных предложений, среднее время выполнения), что позволило внедрить справедливую систему мотивации.
-
Снижение количества просрочек. За счет системы приоритетов и автоматических напоминаний о крайних сроках отдел закупок стал эффективнее закрывать срочные и важные потребности.
-
Улучшение взаимодействия отделов. Прозрачные статусы и настроенные права доступа устранили основные источники недопонимания между отделами.
Резюме:
Внедрение Mertago позволило компании превратить работу отдела закупок в управляемый и прозрачный процесс. Система взяла на себя функцию диспетчера: она не дает заявкам теряться, напоминает о дедлайнах и автоматически собирает статистику по результатам работы. В итоге отдел закупок получил инструмент для расстановки приоритетов и автоматизации рутины, а внутренние заказчики — возможность в любой момент видеть статус своих заказов без лишних звонков и ожидания.