Компания малого бизнеса с небольшим отделом снабжения, который обеспечивает закупки для операционной деятельности. Номенклатура разнообразная: от канцтоваров и спецодежды до запчастей и оборудования. Ресурсы отдела ограничены, поэтому критически важно обрабатывать заявки быстро, без переработок и привлечения дополнительных сотрудников.
Проблема: долгая обработка заявок тормозит закупки
Ежедневно в отдел поступает в среднем 10 заявок по 30 позиций каждая. При ручной работе специалист тратил до 2 часов на проработку заявки: искал контакты потенциальных поставщиков в таблицах, вручную распределял позиции для запросов, писал однотипные письма. Это приводило к большим нагрузкам, просроченным задачам и плохой организации закупок
Задачи, которые нужно было решить:
- Автоматизировать подбор поставщиков по товарным группам.
- Сократить время на формирование и отправку запросов коммерческих предложений.
- Улучшить качество мониторинга цен при выборе поставщиков.
- Сделать сравнение цен прозрачным и быстрым.
Решение
Для решения задач была внедрена система Mertago. Работа строилась на настройке базовых функций системы под процессы малого бизнеса:
- Настройка импорта заявок. Создан шаблон импорта через буфер обмена. Менеджер копирует номенклатуру из внутренней заявки и вставляет её в заказ, сопоставляя столбцы один раз. Ручной ввод исключен.
- Формирование базы поставщиков и классификаторов. Загружена база контрагентов, создан справочник «Мой классификатор» по товарным группам и настроена приоритезация поставщиков. Система автоматически подбирает релевантных поставщиков под каждую позицию заказа.
- Автоматизация запросов. Настроены шаблоны писем и условия заказов. Рассылка запросов формируется в один клик: каждый поставщик получает только свои позиции и гостевую ссылку для внесения предложения без регистрации.
- Настройка конкурентного анализа. Внедрен этап сравнения предложений. Система сводит ответы в единую таблицу, где цены и сроки видны наглядно, что исключает субъективный выбор.
- Тестирование и обучение. Процессы проверены на реальных заявках, специалисты обучены работе с интерфейсом и отчетами, внесены корректировки в настройки перед полноценным запуском.
Результаты внедрения
-
Время обработки заявки сократилось на 80%. С 2 часов до 15–20 минут на одну комплексную заявку.
-
Пропускная способность выросла. Один специалист обрабатывает 10+ заявок в день без переработок и потери качества.
-
Экономия бюджета до 5–10%. Достигнута за счет объективного сравнения цен в автоматическом конкурентном листе.
-
Прозрачность процессов. Вся история закупок, статусы и предложения хранятся в одном месте, что упрощает контроль и делегирование.
Резюме:
Внедрение Mertago позволило малому бизнесу превратить рутинную обработку заявок в управляемый процесс. Закупщик перестал быть оператором, который механически рассылает письма, и начал заниматься выбором лучших условий, переговорами и контролем поставок.