Есть нюансы. И есть их решение!
Сформировано мнение, что для успешного участия в тендерных поставках достаточно:
- получить ЭЦП, научиться правильно и быстро оформлять документы;
- ежедневно мониторить все электронные площадки и Интернет-ресурсы для выбора интересных лотов.
Эти задачи сегодня решаются технологически не так уж и сложно.
Выбирается/назначается или нанимается на работу специалист, отвечающий за составление пакета тендерной документации. Часто, этот же сотрудник занимается мониторингом и поиском интересных для компании тендеров. Численность специалистов зависит от объемов поставленных задач.
Набор документов и требования к их оформлению уже как-то устоялись. Можно обратиться к специализированным компаниям, оказывающим весь комплекс юридического сопровождения таких сделок.
Поиск и подбор тендеров, - на сегодня уже до сотни отраслевых и универсальных агрегаторов предлагают свои услуги по онлайн мониторингу и оповещению компаний о новых тендерах с учетом набора условий пользователя.
Так что вариантов сформировать собственную службу или отдать решение этих задач на аутсорсинг - великое множество.
Нюансы
Набралось 5-10-20 интересных тендеров. Что дальше?
А дальше эти лоты надо расценить и принять решение, какие надо далее прорабатывать более детально и готовить комплект документации, а от каких лучше отказаться сразу.
И вот здесь мы попадаем в одно из самых узких мест большинства компаний - участников тендерных поставок.
Предварительный расчет бюджета закупки.
Надо быстро и максимально актуально выбрать поставщиков, рассчитать бюджет закупки и оптимизировать логистику, ведь завтра эту закупку возможно(!) надо будет претворять в жизнь. Оценить реальную маржу, запас прочности для снижения суммы предложения в торгах, условия закупки и финансовые возможности компании, риски по срокам, качеству товара и гарантийным обязательствам, комплект документов от поставщика и многое чего еще.
Кто этим занимается?
В каждой компании различные и порой неожиданные комбинации.
Менеджеры по продажам, маркетологи, снабженцы/закупщики, бухгалтера(...), юристы (...) экономисты по закупкам и т.д. Трудовая книжка и визитка все стерпят.
Какие инструменты доступны?
- самый народный вариант - “Гугл и Яндекс в помощь”. Набрал искомое название - а далее свободный полет по 12.127 предложениям…
- БИГ ДАТА бумажная версия - лоток с распечатанными прайсами основных поставщиков, 10-30шт...
- какую-то историю можно выудить из 1С; Парус и прочих программ бухгалтерского учета. Главное, чтобы бухгалтерия дала доступ или распечатала листочек...
- самый продвинутый вариант - Excel. Многие компании при приеме на работу указывают один из ключевых навыков - умение пользоваться функциями “ВПР” и “Фильтр” в Excel.
- палочка-выручалочка. Ваш главный комплексный поставщик, который за ваши деньги обеспечивает поставку всего перечня товаров под ключ. Удобно, дороговато порой и слишком уж зависимо все становится от такого партнера.
- персонифицированный вариант - блокнот бумажный в клетку (купленный, как правило, на кровные самого сотрудника) и мозговая память сотрудника. Не путать с SSD!
А как же 21-й век, цифровые технологии, автоматизация закупок и пр.?
Есть хорошая новость!
Специально под задачи ваших бизнесов нами разработана Система “MERTAGO”, это:
Облачный сервис для решения задач ЗАКУПОК и СНАБЖЕНИЯ компаний малого и среднего бизнеса.
Система создана на основе 23-х летнего опыта работы в области промышленного снабжения и коммерческих закупок, в т.ч. тендерных поставок.
Для компаний:
- участникам тендерных поставок
- производственным предприятиям
- торговым компаниям
Результат использования Системы:
- на 80% сокращение трудозатрат при оценке предварительного бюджета закупок по тендеру за счет самостоятельного сбора и анализа Системой полученных предложений от поставщиков
- прозрачность всего процесса закупки, начиная с оценки бюджета и заканчивая получением товара на склад
- единая база поставщиков и истории взаимодействия с ними по каждой сделке
- в 12 раз выше скорость первичной обработки заявок за счет автоматического поиска товаров и подбора Системой поставщиков с учетом истории уже проведенных сделок
- на 8% снижение расходов на закупки за счет наличия конкурентных предложений от альтернативных поставщиков
В своих структурах закупок пора навести порядок, повысить их эффективность и прозрачность работы.
Мы с теми руководителями, кто готов к переменам и хочет роста своего бизнеса!