В компании каждый отдел отвечает за свой участок: продажи ведут переговоры с клиентами, производство планирует выпуск, а закупки обеспечивают подразделения необходимыми товарами и услугами. У всех одна цель - общий результат бизнеса, однако ежедневные приоритеты у команд не всегда совпадают. Поэтому именно на стыке отделов часто возникают задержки, недопонимание и взаимные претензии.
Особенно напряжённой бывает работа между закупками и внутренними заказчиками - например, отделом продаж или производством. Закупщикам поступают десятки запросов, причём многие сразу помечены как срочные. Пока специалист уточняет детали одной заявки и запрашивает коммерческие предложения у поставщиков, в очереди уже появляются новые. Продажи ждут быстрых ответов, а закупки вынуждены одновременно разбирать ещё не готовые запросы и обрабатывать предложения поставщиков по задачам, которые были нужны «ещё вчера».
В результате недовольны обе стороны. Продавцам кажется, что закупки тормозят сделку; закупщикам - что на них перекладывают лишнюю работу и требуют невозможного. А руководителю трудно понять, какие запросы действительно важны и где компания рискует упустить прибыль.
Почему одних договорённостей между отделами недостаточно
Призыв «работать на общий результат» сам по себе не снимает напряжение. Сотрудникам нужны понятные правила: какие сведения должны быть в заявке, кто устанавливает приоритет, к какому сроку нужен ответ и как заказчик узнаёт о ходе работы. Не менее важны адекватные KPI и мотивация, которые помогают учитывать не только показатели своего отдела, но и результат компании в целом.
Когда заявки разбросаны по письмам, чатам и таблицам, общей картины не видно. Закупщики тратят время на уточнения и переключаются между срочными задачами, а внутренние заказчики не понимают, взяли ли их запрос в работу и когда ждать результат. Так обычная рабочая нагрузка превращается в постоянный режим аврала.
Как Mertago помогает распределять задачи и приоритеты
Mertago помогает сделать взаимодействие между закупками и внутренними заказчиками прозрачнее. Поступившие заявки фиксируются в системе, поэтому участники могут видеть их статус и понимать, на каком этапе находится каждый заказ.
Для организации работы в Mertago можно указывать приоритеты и сроки выполнения, отслеживать продвижение заявки и фиксировать результат. Благодаря этому закупщикам проще планировать нагрузку, а продажам или производству - понимать, что происходит с их запросом и когда ожидать ответ. Руководитель, в свою очередь, получает более ясное представление о загрузке команды и задачах, которым нужно уделить внимание.
Чтобы автоматизация отдела снабжения и закупок действительно помогала, важно навести порядок не только во взаимодействии с поставщиками, но и во внутреннем процессе. Полезно понимать, кто создал заявку, что именно требуется, какой установлен крайний срок и что уже сделано. Когда эта информация собрана в одном месте, меньше времени уходит на поиски и повторные уточнения, а у команды появляется возможность сосредоточиться на приоритетной работе.
Попробуйте Mertago в течение 7 дней или отправьте заявку на персональную демонстрацию. Мы покажем, как использовать систему для обработки заявок и организации закупок с учётом задач вашей компании