Исследование · сентябрь 2026
Контроль закупок в МСП: четыре этапа развития процесса
Контроль закупок в МСП складывается из нескольких частей. Почта помогает получать заявки, Excel - сравнивать предложения, а 1С - учитывать заказы, поступления и оплаты. Но по отдельности эти инструменты не показывают весь путь заявки. Mertago помогает вести процесс работы с поставщиками и отслеживать его этапы; Excel и учётная система сохраняют свои привычные задачи.
50–80%
рабочего времени снабженца уходит на рутинные операции, которые подлежат автоматизации (Главбух)
5–10%
годового оборота компании теряют на неэффективном управлении закупками (оценка Deloitte, Bidmart)
до 17%
заявленное снижение расходов на закупки при работе в Mertago (mertago.ru)
3 000+
компаний в России и СНГ уже используют сервис (mertago.ru)
01 · Главный тезис
Как развивается система контроля закупок в МСП
В малом или среднем предприятии закупки часто начинают вести без отдельной системы. Заявки записывают в блокнот или почту, потом собирают в Excel, а документы оформляют в 1С или другой учётной программе. По мере роста числа заявок становится сложнее понять, что уже сделано и кто отвечает за следующий шаг.
У каждого инструмента своя задача. Почта и заметки доступны, но история остаётся у конкретного сотрудника. Excel помогает вести реестр и сравнивать цены, однако не всегда показывает ход согласования. Учётная система фиксирует заказ, поступление и оплату, а запросы коммерческих предложений и договорённости с поставщиками нередко остаются в переписке. Эти инструменты разумнее рассматривать как части одного процесса.
Этап 1
Ручной контроль
Записи, задачи, напоминания на почте. Контроль живёт в голове снабженца и в его почтовом ящике.
Этап 2
Excel
Реестры заявок, сводные таблицы КП, план-графики. Структура есть - процесса и истории нет.
Этап 3
Excel + система учёта
1С / МойСклад фиксируют приходы и оплаты, Excel собирает совместные отчёты. Поставщик по-прежнему «за бортом».
Этап 4
Mertago + Excel + 1С
Сквозной контур: RFQ-запросы, статусы заказов, автонапоминания, конкурентные листы, отчёты - поверх учёта и аналитики.
Экспертная оценка автора исследования по шкале 0–5 на основе документированных ограничений каждого инструмента (источники ограничений - в разделах 02–05). Это аналитическая модель, а не замеренные данные.
02 · Этап 1
Ручное управление закупками: заявки, письма и напоминания
В небольшом предприятии заявка часто приходит устно или в мессенджере. Специалист по закупкам записывает её, связывается с поставщиками и ставит себе напоминания - уточнить счёт, проверить отгрузку, запросить накладную. Пока заявок немного, такой порядок может работать. С ростом нагрузки сложнее удерживать сроки и договорённости. Agora отмечает, что неформализованные заявки мешают прозрачности и управлению закупочным процессом.
При ручном контроле история закупки разбросана по почте, мессенджерам и памяти сотрудника. Технические задания, цены и документы приходится искать в разных переписках. Если специалист уходит в отпуск или увольняется, коллегам нужно восстанавливать контекст. Часть информации может быть потеряна.
Типичный день снабженца на ручном контроле
01 / 05
Заявка - устно или в мессенджере
Производство просит «подшипник 7307», отдел ремонта - «bearing SKF 30307». Без единого классификатора это две разные закупки: компания теряет оптовую скидку на консолидации (МБС).
02 / 05
Запрос цен - обзвон и переписка
Львиную долю времени специалиста занимают обзвон, торг и встречи (Реальное время). КП приходят в почту в разных форматах, сравнивать их - значит переносить цифры руками.
03 / 05
Контроль - память + напоминалки
Сроки оплаты и отгрузки держатся в голове и в почтовых напоминаниях. Одно пропущенное письмо - и срыв поставки обнаруживается в день, когда товар уже нужен на складе.
04 / 05
Отчёт - по запросу директора, «на коленке»
На вопрос «почему купили у этого поставщика и почём» ответ собирается по переписке за неделю. Обосновать выбор при проверке практически невозможно (223-1c.ru).
05 / 05
Цена этапа: до 80% времени - на рутину
На рутинные операции у снабженца уходит от 50 до 80 процентов рабочего времени (Главбух) - то есть на выбор лучших условий и работу с поставщиками остаётся меньшая часть дня.
03 · Этап 2
Excel для закупок: реестр есть, контроля процесса нет
Реестр в Excel собирает в одном месте позицию, количество, поставщика, цену, срок и статус. Сводные таблицы помогают сравнить коммерческие предложения, а прежние цены дают ориентир для новых закупок. Для небольшого объёма задач таблица удобна. Но она не заменяет контроль всего процесса: кто должен ответить, согласовать условия и проследить за сроком.
Одна таблица не гарантирует, что все сотрудники работают с актуальной версией. Файлы копируют, формулы меняют, доступы настраивают вручную. В итоге у коллег могут различаться и цифры, и статусы заявок. При переносе данных легко пропустить строку или ошибиться в цене, что влияет на выбор поставщика и срок поставки.
Что Excel дал и что оставил открытым
+ Структура данных
Единый реестр заявок и цен вместо разрозненных писем; фильтры, сортировки, сводные таблицы.
+ История цен
Накапливается база прошлых закупок - можно сравнить цену с прошлым периодом.
+ Нулевой порог входа
Не требует ни внедрения, ни обучения; известен каждому сотруднику.
− Нет версионности и истории изменений
Невозможно установить, кто и когда изменил данные и почему - проблема при проверках и аудите (223-1c.ru).
− Неконтролируемые формулы
Любую формулу можно изменить в любой момент; ошибки долго остаются незамеченными и приводят к некорректным решениям по закупкам (Fnow).
− Нет разграничения прав
Файл доступен всем или требует сложной настройки; нельзя показать поставщику только его предложение (223-1c.ru).
− Зависимость от «хранителя файла»
Логика связанных формул нигде не зафиксирована; уход одного человека останавливает работу (Fnow).
− Дубли и переплаты между подразделениями
Два филиала заказывают одно и то же по разным ценам - в Excel это выявить сложно (Bidmart).
«Одна неправильно внесённая цифра в Excel может привести к крупным финансовым потерям… Компании, которые продолжают полагаться только на Excel, рискуют терять миллионы из-за дублирования заказов, ошибок и потери управляемости».
Критический предел этапа описывается измеримо: подготовка отчётности дольше двух рабочих дней, больше трёх сотрудников в отделе закупок, расхождения в сводных ведомостях и отсутствие оперативного план-фактного анализа - каждый из этих признаков означает, что табличный процессор исчерпан (223-1c.ru).
04 · Этап 3
Excel и 1С в закупках: учёт есть, взаимодействие с поставщиками остаётся вне системы
На следующем этапе предприятие ведёт учёт в 1С:Управлении торговлей, УНФ, МойСклад или другой системе. Заказ поставщику, поступление, счёт и оплата отражаются в документах, а сверка с бухгалтерией становится проще. Excel при этом может оставаться полезным для план-фактного анализа и сводных отчётов.
Учётная система показывает оформленные факты: что заказали, получили и оплатили. Однако до создания заказа остаются запросы цен, сравнение предложений, согласования и напоминания о сроках. Если эти этапы идут в почте и таблицах, руководителю приходится отдельно выяснять, кто ведёт заявку и где возникла задержка.
Разрыв этапа: где заканчивается 1С
| Зона процесса | Инструмент этапа 3 | Что происходит на практике |
|---|---|---|
| Заявка и потребность | Почта / мессенджер / Excel | Заявки «гуляют» по почте и теряются или задерживаются на согласовании (Bidmart) |
| Запрос цен (RFQ) | Обзвон, переписка | КП в разных форматах, ручной перенос в сводную таблицу - часы рутины на каждый запрос (МБС) |
| Сравнение предложений | Excel вручную | Конкурентный лист собирается руками; без анализа условий бизнес лишается «здоровой конкуренции» поставщиков (Agora) |
| Заказ и документы | 1С / МойСклад | Документооборот в учёте: заказ, счёт, приход, оплата - дисциплина и сверка с бухгалтерией |
| Контроль исполнения | Напоминания в почте | Нет сквозного контроля по статусам - закупки задерживаются, административные затраты растут (Agora) |
| Аналитика и отчёты | 1С → выгрузка → Excel | Совместный отчёт собирается вручную из выгрузок; подготовка занимает дни (223-1c.ru) |
Учётные документы уже отражены в системе, но переговоры с поставщиками могут оставаться в телефоне и электронной почте. SRM-система добавляет инструменты для запросов предложений, статусов и истории взаимодействия. Для МСП облачный сервис может быть проще во внедрении, чем крупная корпоративная платформа, однако результат зависит от условий конкретной компании.
05 · Этап 4
Автоматизация закупок в МСП: как вместе работают Mertago, Excel и 1С
Развитие закупочного процесса не требует отказываться от привычных программ. 1С подходит для учёта документов, оплат и остатков, Excel - для гибкого анализа, а Mertago - для заявок и взаимодействия с поставщиками. Разделение ролей помогает видеть путь от потребности до заказа, не пытаясь решать все задачи одним инструментом.
Mertago
Заявка → RFQ-рассылка поставщикам одним кликом → сбор КП → автоматический конкурентный лист → выбор → контроль статусов и автонапоминания
→
1С / учёт
Заказ поставщику, счета, приход на склад, оплата, остатки, взаиморасчёты, бухгалтерия
→
Excel
Гибкая аналитика на выгрузках: план-факт, бюджетирование, сводные отчёты для собственника
↺
Обратная связь
Импорт таблиц с ценами из Excel/Word/HTML в Mertago; история закупок копится в системе и кормит аналитику
Как Mertago закрывает слепые зоны предыдущих этапов
01 / 06
Журнал заказов вместо разрозненных записей
Заявки вносятся в журнал заказов: «вы всегда сможете найти нужный заказ, увидеть его статус, кем и как он был обработан» (mertago.ru) - прямой ответ на потерянные заявки этапа 1 и размножающиеся файлы этапа 2.
02 / 06
RFQ-запросы одним кликом вместо обзвона
Запросы отправляются поставщикам автоматической рассылкой прямо из заказа, ответы приходят в систему - «это сокращает время на организацию закупки и улучшает прозрачность взаимодействий» (mertago.ru).
03 / 06
Конкурентный лист вместо ручной сводки КП
Система сама формирует конкурентный лист из полученных предложений для расчёта стоимости и выбора оптимального варианта (mertago.ru) - вместо ручного переноса цифр из почты в Excel.
04 / 06
Автозадачи и напоминания вместо почтовых «напоминалок»
Журнал задач, делегирование коллегам, автоматические напоминания и уведомления «обеспечат соблюдение сроков и контроль над каждым этапом» (mertago.ru). Контрольные точки запоминаются системой, которая сама формирует задачи и напоминания в нужное время (материалы Mertago).
05 / 06
Статусы и прозрачность для руководителя
Статус заявки, ответственный и пройденные этапы видны в реальном времени (материалы Mertago); руководитель получает KPI отдела закупок и контроль сроков (Mertago).
06 / 06
Автоотчёты + преемственность вместо «хранителя файла»
Отчёты и сводные таблицы по заказам формируются автоматически, история закупок сохраняется (mertago.ru), а система обеспечивает «преемственность и делегирование задач в случае отсутствия специалиста» (mertago.ru) - уход человека больше не останавливает закупки.
Заявленные эффекты внедрения
Показатели, опубликованные Mertago: снижение расходов на закупки до 17%, рост эффективности сотрудников до 40%, увеличение прибыли в среднем на 35% (mertago.ru). Показатели отражают опубликованные Mertago результаты и не гарантируют такой же эффект каждой компании. Для контекста приведён внешний кейс: сокращение ручных операций на 70%, ошибок в заявках на 60%, затрат на закупки на 10–15% (кейс платформы «Бустрейд», Корус).
Стоимость автоматизации закупок для МСП
Персональный
4 500 руб./мес.
ИП и микропредприятия
до 2 пользователей · мин. 3 мес.
Стандартный
9 100 руб./мес.
МСП с регулярными закупками
до 10 пользователей · мин. 3 мес.
Профи
13 800 руб./мес.
Отдел закупок + смежные отделы
до 20 пользователей · мин. 3 мес.
Тарифы: mertago.ru. Полный функционал доступен бесплатно 7 дней; внедрение - от 12 000 руб. (инструкции) и 40 000 руб. (анализ процессов и обучение).
«Проект Mertago рекомендуется для целей развития высокотехнологичной области новых коммуникационных интернет-технологий, а также для компаний из различных отраслей экономики, планирующих использование/внедрение цифровых решений в IT».
- Министерство цифрового развития РФ (публикация на mertago.ru). Сервис также рекомендован ТПП Томской области для предприятий МСП и отмечен золотой медалью МВЦ «Интерсиб» как лучшее IT-решение для МСП в автоматизации снабжения.
06 · Сводное сравнение
Четыре этапа против восьми критериев контроля
Центральная таблица исследования: каждый этап закрывает часть критериев, и только итоговая связка закрывает все восемь. Оценки «да/частично/нет» - аналитический вывод из документированных свойств инструментов, процитированных в разделах 02–05.
| Критерий контроля | Этап 1 Записи + почта | Этап 2 Excel | Этап 3 Excel + учёт (1С) | Этап 4 Mertago + Excel + 1С |
|---|---|---|---|---|
| Единый реестр заявок и заказов | нет | частично | частично | да - журнал заказов |
| Статусы и видимость этапа закупки | нет | вручную в колонке | только по документам учёта | да - в реальном времени |
| Запросы цен поставщикам (RFQ) | обзвон | рассылка из почты | почта + выгрузки | да - авторассылка из заказа |
| Сравнение КП / конкурентный лист | нет | вручную | вручную в Excel | да - формируется автоматически |
| Напоминания и контроль сроков | в почте, личные | нет | календарь + учёт оплат | да - автозадачи и уведомления |
| История изменений и обоснование выбора | нет | нет версионности | по документам, не по переговорам | да - история в системе |
| Учёт фактов: приходы, оплаты, остатки | нет | вручную | да - 1С | да - 1С + статусы в Mertago |
| Преемственность при уходе сотрудника | нет | «хранитель файла» | частично | да - делегирование и история |
Та же матрица в виде профилей зрелости (0 = нет, 3 = частично, 5 = да). Сравнительная схема, а не универсальная оценка результатов компаний.
07 · Что делать
Сигналы перехода и дорожная карта внедрения
Понять, что одного реестра уже недостаточно, помогают признаки из повседневной работы: согласования затягиваются, филиалы ведут разные файлы, статус заказа приходится выяснять вручную, а отчёты собирают из нескольких папок. Если это повторяется, стоит определить, где нужны единая база поставщиков, прозрачные статусы и контроль сроков.
Сигнал · этап 1→2
Заявки теряются, сроки срываются
Напоминания живут в личной почте, история договорённостей - в голове снабженца. Действие: реестр заявок в Excel, единые наименования позиций.
Сигнал · этап 2→3
Отчётность дольше 2 рабочих дней
Сводные ведомости не сходятся, в отделе больше трёх закупщиков, нет оперативного план-факта (223-1c.ru). Действие: учёт заказов и оплат в 1С, совместные отчёты на выгрузках.
Сигнал · этап 3→4
Поставщик вне системы
КП собираются по телефону, конкурентный лист делается руками, статус поставки выясняется звонком. Действие: контур взаимодействия в Mertago поверх учёта.
Шаг 1 · неделя 0
Регистрация и презентация
Бесплатная онлайн-презентация и тестовый период 7 дней с полным функционалом (mertago.ru).
Шаг 2 · недели 1–2
Каталог поставщиков и журнал заказов
Завести поставщиков в каталог, перенести текущие заявки в журнал заказов, начать сохранять КП в системе (mertago.ru).
Шаг 3 · недели 3–6
RFQ-контур и отчёты
Перевести запросы цен на авторассылки, использовать конкурентные листы, настроить автонапоминания по контрольным точкам и автоотчёты.
Шаг 4 · месяц 2+
Стыковка с 1С и Excel-аналитика
Настроить обмен с учётной системой (REST/SOAP/файлы - штатные механизмы 1С, CyberLeninka); Excel закрепить за гибкой аналитикой и бюджетированием.
Метрики результата
Чем измерить эффект
Длительность цикла закупки, доля ручных операций, процент ошибок, затраты на закупку к прошлым периодам, скорость согласования (Корус).
08 · Основания и границы результатов
На чём основаны результаты и где проходят границы выводов
| Основание | Что важно учитывать |
|---|---|
| Опубликованные Mertago результаты применения сервиса: снижение расходов на закупки до 17%, рост эффективности сотрудников до 40%, увеличение прибыли в среднем на 35% | Это результаты, представленные компанией на основе опыта пользователей. Они не являются независимым аудитом или обещанием такого же эффекта для каждой компании |
| Сторонние оценки рынка и кейсы автоматизации закупок | Приводятся отдельно как контекст из указанных публикаций. Это не результаты пользователей Mertago; методики, выборки и условия могут отличаться |
| Сравнение этапов и шкалы зрелости на графиках | Это аналитическое представление опыта и практик, а не универсальная статистическая модель для всех предприятий |
| Детали интеграции Mertago↔1С (форматы, готовые коннекторы) публично не специфицированы | Описаны только штатные механизмы обмена 1С (REST/SOAP/файлы) по независимым источникам; вендор заявляет консультацию по настройке интеграции |
| Опыт пользователей Mertago и кейсы, опубликованные компанией | Описывают применение сервиса в конкретных условиях. Эффект зависит от исходного процесса и сценария использования |
Материал подготовлен Mertago на основе результатов применения сервиса его пользователями и сопоставления с открытыми отраслевыми источниками. Он описывает опыт в конкретных сценариях, а не универсальные результаты для всех малых и средних предприятий. Внешние публикации приведены отдельно и дают отраслевой контекст, но не подтверждают показатели пользователей Mertago. Эффект зависит от исходного процесса, объёма и категории закупок, состава команды и сценария внедрения.