Введение: Переход к системному управлению
В практике внедрения цифровых решений для производственных предприятий мы часто сталкиваемся со схожим паттерном: утренние часы руководства проходят в режиме “разбора проблем”. Внезапная информация о задержке поставки, превышение заложенных в бюджет цен на основных товарных группах, потерянные или просроченные заявки которые задерживают этапы производства — это типичные симптомы непрозрачных и плохо систематизированных закупочных процессов. Анализ одного из наших недавних проектов показал, что подобное предприятие по выпуску строительных материалов теряло до 15% маржинальности исключительно из-за дезорганизации снабжения. Решением стала специализированная (целевая) автоматизация, результаты которой мы разберем ниже.
Диагностика процессов: Какие первоисточники у проблем?
Перед стартом проекта специалисты Mertago провели аудит, выявивший четыре критических узких места:
1. Фрагментация данных («Зоопарк файлов»)
Информация была рассеяна по десяткам Excel-файлов, трем реестрам контрагентов и бумажным архивам. Получение нужного договора/спецификации занимала у сотрудника до 40 минут. Аудит подтвердил: треть закупок совершалась неоптимально из-за отсутствия единой информационной базы.
2. Низкий уровень контроля
Отсутствие системного контроля приводило к частым ошибкам. В одном из эпизодов менеджер пропустил оплату цемента по федеральному заказу, потому что делегировал оплату бухгалтерии, но не проследил за его получением и выполнением, что повлекло срыв сроков и штрафные санкции. Прямой убыток от единичного инцидента составил 416 000 рублей.
3. Непрозрачность ценообразования, отсутствие мониторинга рынка
Цены ключевых поставщиков не пересматривались годами, а тендеры проводились лишь для видимости. 35% договоров подписывались без реального сравнения предложений, из-за чего у поставщиков отсутствовала мотивация давать скидки за объём и долгосрочное партнёрство.
4. Не проработанная база поставщиков по запасным частям
Когда оборудование ломалось, поставщиков на запчасти искали только после поломки. Пока находили, согласовывали, оформляли заказ, договор, производственная линия или станок стояли без дела.
Обоснование выбора стратегии автоматизации
При выборе вектора развития рассматривались три сценария:
- Расширение штата: Увеличение ФОТ на 2 400 000 руб./год без гарантии что это улучшит ситуацию.
- Собственная разработка комплексного ПО/ внедрение на базе готового корпоративного ПО: Бюджет 2-20 млн руб., срок запуска 0,5-1 год, высокие риски увеличения затрат и усложнения процессов при неготовности персонала.
- Готовое специализированное SaaS-решение: Быстрый старт при специализированном решении только для автоматизации закупок.
Клиент выбрал третий вариант по объективным критериям:
- Быстрый запуск: Запуск за 5 дней вместо месяцев разработки.
- Решение целевых задач: Mertago предлагал экономию на закупках и рост производительности персонала
- Комплексная безопасность: Наличие сертификата ISO/IEC 27001:2013 и включение ПО в Реестр Минцифры РФ гарантировали защиту коммерческих данных.
Архитектура изменений: ключевые улучшения процессов
После внедрения платформы Mertago операционная модель трансформировалась следующим образом:
1. Централизация базы поставщиков
Создан единый реестр с фильтрацией по рейтингу, срокам и истории сотрудничества. Время отбора контрагента для срочных нужд сократилось с часов до нескольких десятков минут.
2. Автоматизация конкурентных процедур
Система рассылает запросы 100+ поставщикам автоматически, заменяя ручной обзвон 10–15 компаний. На примере полимерных добавок это позволило получать минимум 5 альтернативных предложений вместо одного. Экономия по это конкретной категории составила 182 000 рублей в месяц .
3. Управленческая прозрачность
Руководство получило доступ к аналитике обоснования выбора поставщиков и динамике цен. Потребность в регулярных отчетных планерках отпала, а функционал планирования платежей исключил просрочки.
Количественная оценка результатов (6 месяцев эксплуатации)
Анализ эффективности через полгода показал следующие метрики:
- Финансовый эффект: Экономия превысила 4 млн руб. (9% от бюджета закупок).
- Операционная эффективность: Трудозатраты на рутинные операции на этапе подготовки и согласования закупки снизились на 70% .
- Устойчивость бизнеса: Исключены зависимости от конкретных сотрудников. Процессы стали институциональными, а не персональными.
Методические рекомендации Mertago по внедрению
Основываясь на успешном опыте, мы сформулировали четыре принципа для компаний, начинающих цифровую трансформацию снабжения:
1. Приоритезация через аудит. Определите топ-3 наиболее затратных проблемы (например, аварийные закупки или отсутствие конкуренции) и фокусируйтесь на них
2. Гибкость инструмента. Выбирайте адаптивные платформы. Для данного кейса оптимальной оказалась Mertago благодаря отсутствию жестких справочников номенклатуры, что ускорило настройку.
3. Управление изменениями. Разьяснение целей внедрения и первичное обучение для персонала критически важно для снижения сопротивления изменениям.
4. Итеративный подход. Начинайте с автоматизации одного контура (например, внутренних закупок) с последующим масштабированием.
Резюме
Автоматизация закупок — это не просто технологический апгрейд, а инструмент высвобождения ресурсов для стратегического роста. Переход от ручного управления к системному возвращает бизнесу предсказуемость и управляемость. Если ваш отдел снабжения продолжает опираться на Excel и ручную обработку заявок, компания несет скрытые убытки уже сегодня.
Как начать трансформацию?
Перейдите на сайт по ссылке, зарегистрируйтесь для самостоятельного тестирования функционала или закажите онлайн-презентацию. Эксперты Mertago подготовят персональные рекомендации по применению системы исходя из специфики задач вашего предприятия.